Quel outil de signature électronique choisir ?

ordinateur

Gagnez en efficacité pour produire vos contrats, vos factures et autres documents avec la signature électronique ! Cette solution qui a force légale permet une meilleure réactivité dans le cadre des transactions commerciales. Découvrez comment choisir l’outil de signature électronique qui correspond à vos besoins.

Optez pour un outil qui répond à vos besoins

La signature électronique a révolutionné les échanges commerciaux. Permettant de gagner du temps et donc de l’argent, cette solution numérique fluidifie les échanges et accélère les processus. Elle permet d’authentifier les documents dématérialisés que vous adressez à vos collaborateurs, à vos clients ou à vos fournisseurs. la e-signature est fiable, sécurisée et répond à tous les besoins que vous pourriez avoir. Trois solutions sont proposées : la signature électronique en ligne basique, la signature électronique en ligne avancée et la signature électronique en ligne qualifiée.

La signature électronique en ligne basique

Il s’agit du niveau 1 de la gamme de e-signatures. Cette solution convient à la signature des bons de commande, des engagements contractuels ou encore des accusés de réception. Elle est particulièrement utile dans le cadre des échanges inter-entreprise ou avec les fournisseurs.

La signature électronique en ligne avancée

Ce niveau de e-signature est le plus souvent utilisé par les entreprises. Il permet d’authentifier l’envoi d’une facture électronique, d’un compromis de vente immobilier ou encore d’une proposition de travail. Un seul signataire disposant d’une clé d’identification privée est habilité, ce qui garantit l’intégrité de l’acte et authentifie le seing.

La signature électronique en ligne qualifiée

L’ultime étage de la signature électronique offre une protection juridique parfaite. La e-signature qualifiée est utilisée pour les appels d’offres, les actes notariés et autres documents officiels. Le Code civil lui confère la même force légale que la signature manuscrite. Le signataire dispose d’une clé de signature certifiée en amont par le prestataire du service.

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Quel prestataire choisir ?

L’e-signature étant une procédure d’engagement, il est essentiel de choisir l’outil proposé par un prestataire de confiance. Pour faire votre choix, veillez à ce que ce dernier coche les cases suivantes :

  • La pérennité
    Choisissez un prestataire qui ne risque pas de disparaître du jour au lendemain. Il est essentiel que celui-ci dispose d’une solidité financière assurant sa pérennité.
  • La confiance
    Le prestataire ne doit pas seulement agir comme Tiers de Confiance. Il doit aussi être un Tiers Archiveur pour conserver vos documents dans une base sécurisée et accessible à tout moment. Il est enfin indispensable qu’il soit Autorité de Certification pour renforcer l’authentification de vos envois dématérialisés.
  • Un prestataire français
    Privilégiez un prestataire juridiquement établi sur le territoire national. Vous avez ainsi l’assurance que ses serveurs et donc vos données soient hébergés en France. Ils sont, de ce fait, sous la protection de la juridiction française.
  • La conformité
    En plus de la conformité au Règlement européen eIDAS, le prestataire doit adhérer au Service de Gestion de Preuve (PSGP). Cela vous garantit de pouvoir disposer des preuves en cas de contentieux juridique.

Choisissez parmi les trois solutions de signature électronique, celle qui convient à votre activité. L’e-signature vous permet de fluidifier considérablement vos échanges de documents en authentifiant vos factures ou engagements dématérialisés. De manière générale il est essentiel aujourd’hui de mettre en place des innovations numériques pour faciliter le travail en entreprise et la dématérialisation.